Quelques points à retenir de la session du 23 Août portant sur « S’associer : Comment prévenir d’éventuels conflits » animée par Me Augustin Mabushi.
A. Pendant le processus de création
• Point de départ
Demandez-vous pourquoi vous voulez vous associer ? Est-ce parce que vous avez besoin de fonds, ou parce qu’un associé potentiel vous promet de vous aider à gagner certains marchés, ou cherchez-vous une expertise particulière, ou est-ce parce que la loi vous l’oblige (ex : coopérative) ?
• Forme juridique
Demandez-vous, quelle forme juridique est adaptée à vos besoins et enregistrez-la auprès des autorités en charge. Cependant, si vous jugez que le cadre de collaboration est à durée déterminée ou pour un projet spécifique, songez à vous engager au travers des contrats (de consultance, d’association momentanée, de partenariat, d’assistance technique, etc.) plutôt que de créer une société ensemble.
• Formalisation
Dans le processus de création de votre entreprise, formalisez vos accords avec vos associés en établissant des statuts sans ambiguïtés qui comprennent : la répartition du capital (assurez-vous de bien évaluer les apports en nature); les règles de quorum ; des clauses de règlement des litiges, de sortie, de préemption, de dissolution anticipée, etc.
Vous pouvez également signer un pacte d’actionnaires qui définit les relations entre les actionnaires. Ce pacte contient entre autres : les notions de mésentente; les clauses d’achat ou de vente des actions; d’exclusion ; de limitation des votes et droit veto; d’inaliénabilité; de non-concurrence; etc.
• À éviter
Pour réduire le risque de conflits : élaborez vos propres statuts au lieu de faire usage des statuts-types; abstenez-vous à recourir aux associés de complaisance (des personnes figurant comme associés alors qu’ils n’ont amené aucun apport à la société)
B. Au cours de la vie de l’entreprise
– Faites un bilan d’ouverture lors du démarrage, mettez en place des pratiques de gestion financières transparentes et assurez la traçabilité de toutes vos transactions. Le plus tôt possible, recourez aux services d’un comptable permanent ou temporaire.
– Assurez-vous de rédiger et de faire signer les PV en cas de réunions qui aboutissent à des décisions financières.
– Mettez à l’écrit les accords additionnels (ex. modification des statuts, pactes d’actionnaires, contrats, augmentation du capital social, etc.) et assurez-vous qu’ils sont authentifiés.
– Distinguez les avoirs propres des avoirs de l’entreprise.
Les mesures citées ci-haut et bien d’autres protègent tant l’entreprise que les investissements des associés. Elles permettent de garantir la transparence, d’éviter les malentendus et d’assurer une gestion continue, même en cas de différends.